Как поздравлять зарубежных партнеров
Нужно сразу сказать, что единого международного стандарта коммерческого письма не существует. В практике коммерческой переписки сложились определенные правила составления и оформления писем.
Приведем правила написания писем на английском языке, поскольку он считается универсальным. Итак, при оформлении деловых писем за рубежом используется следующая схема :
• вступительное обращение (приветствие);
• текст письма;
• заключительная формула вежливости;
• подпись (состоит из имени, фамилии и должности автора письма);
• ссылка на приложения (если они есть).
Приветствия и заключительные формулы вежливости в письмах иностранным партнерам
Характер письма Вступительное обращение Заключительная формула вежливости
Письма должностным лицам Sir (господин)
Madam (госпожа) Yours respectfully / Respectfully Yours (с уважением)
Письма организациям Gentlemen (господа)
Ladies (дамы) Yours truly / Truly Yours (преданный вам, с почтением)
Письма хорошо известным автору лицам Dear Mr. Smith (Уважаемый мистер Смит)
Dear Miss Potter (Уважаемая госпожа Поттер) – к незамужней женщине
Dear Mrs Jenkins (уважаемая госпожа Дженкинс) – к замужней женщине
Dear Professor Lewis (уважаемый (ая) профессор Льюис) Sincerely Yours (искренне ваш)
Cordially yours / Yours cordially / Very cordially Yours (искренне ваш)
Особое внимание следует обратить на дату письма. Не рекомендуется писать ее цифровым способом, поскольку традиции написания дат в европейских странах и США различаются. Например, дату 05.12.2004 американец поймет как 12 мая, а европеец как 5 декабря. Приведем рекомендуемые способы оформления дат.
Пример
Европейский (британский) способ: 5 December 2004 или 5 December, 2004
Американский способ: December 5 2004 или December 5, 2004
Помните, что в зарубежной традиции дата письма указывается в верхней части справа (а не слева, как в России).
Оформляя вступительное обращение, помните, что после него ставится не восклицательный знак, как в России, а запятая (в европейской традиции) или двоеточие (в американской традиции).
Пример
Dear Miss Mitchell,
Dear Miss Mitchell:
Текст письма можно оформлять двумя способами либо выделять абзацами смысловые части, либо выравнивать весь текст по левому краю без абзацев.
Обратите внимание еще на одну немаловажную деталь. В конце письма после подписи ставятся инициалы того, кто писал и отправлял письмо. Например, АР/as, где большие буквы инициалы директора (Александр Филиппов), а маленькие ваши инициалы (скажем, Антонина Симакова). Нам это может показаться не столь важным, но для щепетильного американского бизнесмена это дань уважения - напомнить, кто непосредственно работал над составлением документа.
В заключение скажем о том, что письмо американскому и английскому партнеру лучше писать черной пастой и печатными буквами затейливая пропись с завитушками и правым наклоном там не в моде.
